Adres e-mail typu firma123@gmail.com czy kowalski.uslugi@wp.pl to wciąż częsty widok na wizytówkach i fakturach. Działa, ale nie buduje zaufania – klient nie wie, czy pisze do firmy, czy do przypadkowej osoby. Firmowy e-mail na własnej domenie, np. biuro@nazwafirmy.pl, wygląda profesjonalnie, pozwala tworzyć skrzynki dla pracowników i jest pod kontrolą firmy.
Rejestrację domeny, konfigurację skrzynek i zabezpieczeń poczty oraz przeniesienie istniejących wiadomości znajdziesz w ofercie https://kozak.biz/uslugi/domena-i-poczta/. Poniżej wyjaśniamy, jak przygotować firmową pocztę.
Zakres usługi
| Element | Opis |
|---|---|
| Dobór i rejestracja domeny | krótka, łatwa do zapamiętania nazwa |
| Skrzynki firmowe | Google Workspace, Microsoft 365 lub poczta na hostingu |
| SPF, DKIM, DMARC | maile nie trafiają do spamu i są chronione przed podszywaniem |
| Przeniesienie poczty | stare wiadomości w nowej skrzynce |
| Konfiguracja urządzeń | telefon i komputer |
| Pilnowanie odnowień | domena nie wygaśnie przypadkiem |
Google Workspace, Microsoft 365 czy hosting?
Poczta na hostingu jest najtańsza i wystarcza wielu małym firmom. Google Workspace i Microsoft 365 to rozwiązania abonamentowe z dodatkowymi narzędziami – kalendarzem, dyskiem w chmurze, wideokonferencjami i pakietem biurowym. Wybór zależy od tego, jak firma pracuje i ile osób korzysta z poczty.
SPF, DKIM i DMARC – po co?
To techniczne rekordy w ustawieniach domeny, które potwierdzają, że wiadomość rzeczywiście pochodzi z danej firmy. Bez nich maile częściej trafiają do spamu, a oszuści łatwiej podszywają się pod firmę, wysyłając fałszywe faktury do jej klientów. Prawidłowa konfiguracja to dziś standard.
Korzyści z firmowej poczty
- profesjonalny wizerunek w kontakcie z klientami,
- skrzynki dla pracowników i działów,
- kontrola nad kontami, gdy pracownik odchodzi,
- lepsza dostarczalność wiadomości,
- ochrona przed podszywaniem się pod firmę,
- spójność z adresem strony internetowej.
Przeniesienie starej poczty
Przejście na nową pocztę nie oznacza utraty historii. Wiadomości ze starej skrzynki można przenieść do nowej, a przez okres przejściowy ustawić przekierowanie, by nic nie zginęło. Klienci otrzymują informację o nowym adresie.
Konfiguracja telefonu i komputera
Nowa poczta musi działać tam, gdzie pracuje właściciel firmy: w telefonie, na laptopie, w programie pocztowym. Konfiguracja urządzeń jest częścią usługi, by od pierwszego dnia wszystko działało.
Domena – nie daj jej wygasnąć
Wygaśnięcie domeny oznacza, że przestaje działać strona i poczta. W skrajnym przypadku domenę może przejąć ktoś inny. Pilnowanie terminów odnowień i rejestracja domeny na firmę klienta chronią przed takim scenariuszem.
Ile kosztuje firmowa poczta?
Koszt zależy od wybranego rozwiązania i liczby skrzynek. Poczta na hostingu jest zwykle w cenie pakietu hostingowego, a usługi abonamentowe liczone są za użytkownika. Konfiguracja wyceniana jest indywidualnie.
Podsumowanie
Firmowy e-mail na własnej domenie to profesjonalny wizerunek, skrzynki dla pracowników, lepsza dostarczalność i ochrona przed podszywaniem. Usługa obejmuje domenę, skrzynki, SPF, DKIM i DMARC, przeniesienie poczty, konfigurację urządzeń i pilnowanie odnowień.