Właściciel firmy dysponującej maszynami zna swoje koszty z faktur. Paliwo, części, robocizna serwisu, ubezpieczenie, raty. Wszystko to jest widoczne, porównywalne i daje się kontrolować.
Problem polega na tym, że w firmach ze sprzętem ciężkim największe koszty nie mają faktury. Nie są ukryte przez nikogo celowo – po prostu nie generują dokumentu, więc nie trafiają do zestawienia. Poniżej pięć takich pozycji, w kolejności od najgrubszej.
Koszt pierwszy: dzień, w którym maszyna stała
Najprostszy do policzenia i najczęściej pomijany. Doba postoju to rata leasingu, która biegnie dalej, wynagrodzenie operatora, który jest w pracy, oraz ludzie i sprzęt uzależnieni od tej maszyny.
Ta ostatnia pozycja rozstrzyga o skali. Jedna unieruchomiona koparka potrafi zatrzymać wywrotkę i trzyosobową brygadę. Przy prostych stawkach wychodzi z tego około dwóch tysięcy złotych za dzień, w firmie pracującej na kontrakcie z terminem umownym wielokrotnie więcej.
Policz to raz dla dwóch najczęściej używanych maszyn i zapisz. To jedyna liczba, która pozwala racjonalnie zdecydować, czy naprawa za cztery tysiące jest droga.
Koszt drugi: części kupowane w trybie pilnym
Ta sama część zamówiona z tygodniowym wyprzedzeniem i ta sama część potrzebna „na wczoraj” to dwie różne kwoty. Różnica to dopłata za dostawę ekspresową, a czasem konieczność wzięcia droższego zamiennika, bo właściwego nie ma w magazynie w kraju.
W firmie, która naprawia wyłącznie awaryjnie, cały budżet części kupowany jest w tym trybie. W firmie z planem przeglądów – niemal żaden. Różnica w skali roku bywa czterocyfrowa na maszynę, a przy kilku maszynach robi się z tego pozycja, którą widać w wyniku.
Koszt trzeci: naprawy, które nie musiały się zdarzyć
Najbardziej kosztowna kategoria i najtrudniejsza do zauważenia, bo w księgach wygląda jak zwykła naprawa.
Mechanizm jest zawsze ten sam. Drobna nieszczelność zignorowana przez dwa tygodnie kończy się wymianą podzespołu zamiast wymiany uszczelnienia. Przegrzewający się układ jazdy, w którym nikt nie sprawdził chłodnicy, kończy się zatarciem. Zanieczyszczony olej, którego nikt nie zbadał, wykańcza pompę – a po jej wymianie, jeśli układu nie przepłukano, wykańcza także drugą.
Różnica między naprawą wczesną a późną to zwykle jeden rząd wielkości. Dlatego firmy prowadzące serwis maszyn budowlanych w modelu planowym zaczynają od pomiarów i przeglądów, a nie od wymiany części – wykrycie problemu na etapie, na którym da się go jeszcze zmierzyć, jest tańsze niż jakakolwiek naprawa po fakcie.
Koszt czwarty: godziny, które nie były pracą
Operator w firmie budowlanej czy transportowej rzadko pracuje osiem godzin z maszyną. Część dnia to dojazdy, oczekiwanie na front robót, przestawianie sprzętu i – w firmach bez planu serwisowego – czekanie na mechanika albo na część.
Ten koszt jest w pełni opłacony i w pełni niewidoczny, bo wynagrodzenie wygląda tak samo niezależnie od tego, jak dzień się ułożył. Wystarczy przez dwa tygodnie notować, ile godzin dziennie maszyna faktycznie pracowała, żeby zobaczyć skalę. W większości firm wynik jest niższy od oczekiwań o dwadzieścia do trzydziestu procent.
Koszt piąty: rotacja operatorów
Dobry operator jest dziś zasobem trudniejszym do zdobycia niż maszyna. Jego odejście kosztuje rekrutację, wdrożenie i okres, w którym sprzęt obsługuje ktoś, kto go jeszcze nie zna – a to zwykle oznacza szybsze zużycie i więcej drobnych uszkodzeń.
Powody odejść bywają banalne i naprawialne. Sprzęt, który ciągle się psuje, kabina bez działającej klimatyzacji, brak reakcji na zgłaszane usterki. Operator, którego uwagi są ignorowane przez pół roku, przestaje je zgłaszać – i to jest moment, w którym firma traci najlepsze źródło informacji o stanie własnych maszyn.
Jak to policzyć u siebie
Nie potrzeba do tego systemu ani wdrożenia. Wystarczy przejrzeć ostatnie dwanaście miesięcy i wypisać cztery liczby.
Ile było awarii unieruchamiających sprzęt. Ile dni roboczych w sumie trwały. Jaka jest stawka przestoju typowej maszyny. Ile z tych awarii było skutkiem czegoś, co dało się wcześniej zauważyć – przy uczciwej ocenie zwykle jedna trzecia albo więcej.
Pomnożenie pierwszych trzech pozycji daje roczny koszt przestojów, którego nie ma w księgach. Czwarta mówi, jaka jego część była do uniknięcia. Ta druga liczba jest budżetem, jakim realnie dysponujesz na przeglądy, diagnostykę i plan serwisowy – i zwykle okazuje się większa, niż ktokolwiek zakładał.
Od czego zacząć
Od rejestru. Nie musi być systemem, wystarczy arkusz: maszyna, stan motogodzin, data ostatniego przeglądu, motogodziny następnego, lista usterek z ostatniego roku i kolumna zaznaczana wtedy, gdy usterka się powtórzyła.
Ta ostatnia kolumna jest najcenniejsza. Usterka, która wraca, prawie zawsze oznacza, że pierwsza naprawa dotknęła objawu, a nie przyczyny. Bez rejestru nikt tego nie zauważy, bo między jednym a drugim razem mija pół roku i zmienia się operator.
Przeglądami okresowymi, diagnostyką i naprawami maszyn budowlanych, rolniczych i leśnych – również w terenie, bez ściągania sprzętu do warsztatu – zajmuje się między innymi HMS Machinery.