Umowa o świadczenie usług księgowych jest podstawą współpracy przedsiębiorcy oraz biura rachunkowego. Jej zawarcie jest konieczne zawsze wtedy, kiedy przedsiębiorąca nie prowadzi księgowości na własną rękę — nie ma księgowej, ani działu księgowości w swojej firmie. Podpisując ten dokument, trzeba wiedzieć, na co zwrócić uwagę podczas zawarcia umowy i jakie zapisy powinny się w niej znaleźć.
Umowa z biurem rachunkowym — jak ją sporządzić?
Sporządzenie umowy o świadczenie usług księgowych jest konieczne w celu prowadzenia księgowości. Zazwyczaj to biuro rachunkowe udostępnia uniwersalny wzór umowy, która jest następnie dostosowywana do rodzaju firmy, charakteru współpracy i innych warunków. Innym sposobem na stworzenie umowy może być także sporządzenie jej przez kancelarię prawną na indywidualne zamówienie. Zapisy zawarte w umowie mogą być ogólne i skondensowane tak, że zmieszczą się na jednej stronie. Jednak nie ma przeciwwskazań, aby umowa była szczegółowa i zawierała kilka stron. Najważniejsze jest, by zostały w niej zawarte punkty i istotne dla obu stron, a jej podpisanie nastąpiło po uważnym przeczytaniu i analizie zapisów.
Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług księgowych?
Umowa z biurem rachunkowym powinna gwarantować przede wszystkim to, aby księgowość była prowadzona skrupulatnie. Jak już wspomniano, zapisy mogą zostać dostosowane do potrzeb obu stron, choć są informacje, które powinny zostać w niej zawarte obowiązkowo. Należą do nich przede wszystkim szczegółowe dane obu stron jak nazwa firmy, rodzaj prowadzonej działalności, NIP, ale także dane osób, które reprezentują strony zawierające umowę. Kolejnymi ważnymi punktami, o których nie można zapomnieć, są czas trwania umowy pomiędzy podmiotami oraz warunki finansowe świadczenia usług. Te ostatnie powinny być ściśle połączone z zakresem usług świadczonych przez biuro rachunkowe. On także powinien zostać dokładnie określony w umowie.
Załączniki do umowy oraz jej inne elementy
Zgodnie z tym, co wcześniej można było przeczytać, umowa z biurem rachunkowym nie jest oparta o sztywny schemat. W zależności od podmiotów, które zawierają ją między sobą, może się ona znacznie różnić. Często dołącza się do niej oświadczenia, np. o posiadaniu ubezpieczenia OC przez biuro rachunkowe, a także zapisy dotyczące komunikacji pomiędzy podmiotami. Do umowy często dołączane jest także pełnomocnictwo, które pozwala na reprezentowanie przedsiębiorcy przez biuro rachunkowe w takich instytucjach jak ZUS, Urząd Skarbowy i innych ściśle związanych z działalnością przedsiębiorcy.
Na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy?
Mogłoby się wydawać, że jeśli potrzebne nam biuro rachunkowe Warszawa jest miejscem, które z marszu pozwoli znaleźć odpowiednią placówkę. Nic bardziej mylnego. W poszukiwaniach biura i podczas późniejszego podpisywania umowy trzeba wykazać się ogromną ostrożnością. Należy zwrócić uwagę m.in. na:
- możliwość dostępu do dokumentów księgowych,
- stałą kontrolę finansów,
- reprezentowanie przed urzędami,
- zbędne, niezrozumiałe i budzące wątpliwości zapisy.
Źródło:
undefined